די יפעקטיוונאַס פון אַ פאַרוואַלטונג פון אַ גשמיות אַרטשיווע פון אַ פירמע דעפּענדס אויף די ימפּלאַמענטיישאַן פון מכשירים און ספּעציפיש מעטהאָדס. פיל מער ווי אַ מיר לעגאַל קאַמפּאַלשאַן צו נאָכקומען, אַרטשיווינג איז אַ נייטיקייַט. גוט פאַרוואַלטונג ריספּאַנדז צו פאַקטיש עקאָנאָמיש ישוז די פאַרוואַלטונג פון קראַנט רעקאָרדס, ינטערמידייט און פאַרוואַלטונג פון די ארכיוון פֿאַר צוויי באַדינונגס נישט פּאַרטישאַנד און קאָואָרדאַנייטיד צווישן זיי: די ארכיוון דינסט און די רעקאָרדס ריפּאַזאַטאָריווי אַזאַ, די אַרטשיווינג פון פּאַפּיר דאקומענטן איז אַ פּראָצעדור אַז קענען זיין געשווינד קאָמפּלעקס אויב די כּללים און גוט פּראַקטאַסאַז אויב זיי זענען נישט באגעגנט, אין טערמינען פון ביידע די קלאַסאַפאַקיישאַן אין די סטאָרידזש. ראַגאַרדלאַס פון די פאָרעם אָדער די טעטיקייט פון די פירמע די פאַרוואַלטונג פון די ארכיוון איז אַ נייטיקייַט. זי אנגעהויבן לייטלי, כאָטש עס איז באזירט אויף די אַקשאַנז אַ פּריאָרי פּשוט: די ציל פון די אַרטשיווע איז אויף די איין האַנט, צו ריטיין און האַלטן די דאקומענטן פון די פירמע אין גוט צושטאַנד, אויף די אנדערע האַנט צו געפינען זיי אָדער קריק זיי אין קיין צייַט. אַז איז וואָס, עס איז ניט רידוסט צו אַ פּשוט סטאָרידזש אין סדר צו נאָכקומען מיט די צייַט פון ריטענשאַן פון צייטונגען, אָבער איז באַזירט אויף אַ פולשטענדיק פאַרוואַלטונג פון פּאַפּיר אַרקייוו, וואָס איז טייל פון אַ אַרטשיווינג פּאָליטיק אַז וועט זיין עפעקטיוו און סאַסטיינאַבאַל, זינט די שאַפונג ביז די צעשטערונג פון די ארכיוון. די פאַרוואַלטונג פון די די קראַנט און ינטערמידייט פֿאַר אַדמיניסטראַטיווע צוועקן ריקווייערז באַזונדער מכשירים און ספּעציפיש מעטהאָדס גענומען אין חשבון די סכום פון קאַנסטריינץ שייַכות צו די פאַרוואַלטונג פון דאקומענטן. דעם אַרטשיווינג פּראָצעדור ריקווייערז מער שטרענגקייַט און לאָגיק, ווייַל עס כולל: די פאַרוואַלטונג פון די גשמיות אַרטשיווע (און די ארכיוון) קענען ניט זיין ימפּראַווייזד. ינסטרומענט אַ שטאַרק און פּראָווען העלפט צו ענשור די אַקסעסאַביליטי, רילייאַבילאַטי, און אָרנטלעכקייַט פון די דאקומענטן. דעם סיסטעם ינשורז די שטיצן פון דער דאָקומענט פון זייַן שאַפונג צו זייַן אַרטשיווינג. עס אָפפערס פילע פּאַסאַבילאַטיז, אַזאַ ווי די ימפּלאַמענטיישאַן פון פּראָוסידזשערז און צוטריט רעכט. מיט רעספּעקט צו די רעגולירן צו נאָכקומען מיט, עס זענען יסאָ סטאַנדאַרדס אַז ביסט ספּעציפיש צו אַרטשיווינג, און אין באַזונדער די סטאַנדאַרט יסאָ וואָס ענשורז: פֿאַר די ספּעציפיש פאַל פון באַאַמטער דאָקומענטן, די סטאַנדאַרט יסאָ ענשורז די רעגולירן פון זייער שרייבן אַזוי אַז די סטאַנדאַרט יסאָ, ווי צו זי איז אין באַשולדיקונג פון רעגיאַלייטינג די דאַטן רעקאָרדס. די יסאָ סטאַנדאַרדס אָדער נף זענען טראַנסמיטטעד צו ינדיקאַטיוו, זיי זענען נישט קאַמפּאַלסערי און זענען ניט שטענדיק אַ גאַראַנטירן פון די מאַקסימאַל פּראַפעשאַנאַליזאַם. דעם וועט קיינמאָל זיין ריפּיטיד גענוג, טאָן ניט זיין פולד דורך די סטאַנדאַרדס. עס איז אין דער וועקסל מיט די דריט-פּאַרטיי אַרטשיווער, אין איר דערפאַרונג, און איר פארשטאנד פון דיין פאַקטיש באדערפענישן, איר וועט געפינען די רעדנער איר דאַרפֿן.
די ארכיוון זענען פאַראַנען צו אַלע דאָקומענטן געשאפן אָדער באקומען דורך אַ געשעפט בעשאַס קיין פינאַנציעל יאָר פון זייַן טעטיקייט.
דעריבער, זיי מוזן ווערן אפגעהיט: זיי שפּור אַלע עקאָנאָמיש און געזעלשאַפטלעך טעטיקייט פון דער געזעלשאַפט.
ווי צו זייער סאַבסטרייץ, זיי זענען וועריד: די פאַקטיש פאַרוואַלטונג דעפּענדס אויף די טיפּ פון מידיאַ צו קראָם און קלאַסיפיצירן, אָבער אויך צו די אַרטשיווינג פּאָליטיק אנגענומען דורך די פירמע (צונעמען צו זייַן אָרגאַניזירונג און טיפּ פון טעטיקייט) ווי די ספּעציפיש טיפּ פון יעדער אַרטשיווע (טעאָריע פון די דרייַ צייטן): פּראָסט שאלות פייסינג פּאָליטיק מייקערז אין די פעלד פון קלאַסאַפאַקיישאַן און אַרטשיווינג פון פֿירמע דאקומענטן פילינג פון דאקומענטן פון אַ פירמע מיץ די גרונט כּללים צו נאָכפאָלגן צו קלאַסיפיצירן יוספאַלי, יפעקטיוולי און סוסטאַינאַבלי אין אַ סכום פון דאקומענטן פון אַ פירמע.
איין מאָל אָדער אנדערן, אַ פירמע פנימער די פּראָבלעם פון אַרטשיווינג און פילינג וואָס עס מוזן פירן, נאָך איר האָבן געשאפן אָדער באקומען. לאָזן קראַודינג פון די דאקומענטן איז ניט די לייזונג צו געפינען אַ געזונט סיטואַציע, עס זענען פּראָוסידזשערז פון ראַנגקינג דעזיגנייטיד דורך די דזשאַנעריק טערמין פֿאַר רעקאָרדס פאַרוואַלטונג. עס איז אַ געצייַג פֿאַר רעקאָרדס פאַרוואַלטונג וואָס רעקאַמענדז צו מייַכל זיי ווי פון זייער שאַפונג: זייַן פאַרנעם איז דעריבער באגרענעצט צו די קראַנט און ינטערמידייט אַרכיוון, בשעת גענומען אין חשבון די פונט פון מיינונג פון סטאַנדאַרדס און רעגיאַליישאַנז, רעקאָרדס פאַרוואַלטונג איז אַ פּראָצעס פון אַרטשיווינג אויך קעסטל.
רעקאָרדס פאַרוואַלטונג האט שוין די כייפעץ אין פון אַן אינטערנאַציאָנאַלע נאָרמאַל, קונה אין דורך די אַססאָסיאַטיאָן פראַנקאַיסע דע אונטער די טיטל נף יסאָ.
רעקאָרדס פאַרוואַלטונג, דעריבער, יימז צו רעקאָרד און באַטראַכטונג פון דעם דאָקומענט, פון זייַן שאַפונג און, דעריבער, אַפּסטרים פון די דאַקיומענטערי פּראָצעס.
דאס איז וואָס עס כולל אין זייַן צוגאַנג אַ קלאַסאַפאַקיישאַן פּלאַן אָדער די קלאַסאַפאַקיישאַן פּלאַן, כולל: וואָס דיפערענשיייץ די קלאַסאַפאַקיישאַן פון די סטאָרידזש, עס איז שיין און געזונט שטעלן אין פּלאַץ אַפּסטרים פון די פאַרוואַלטונג לויט צו אַ קלאַסאַפאַקיישאַן סכעמע לאַדזשיקאַל און כייראַרקאַקאַל.
עס איז דעריבער יקערדיק צו די דינסט אין אָפּצאָל פון די ימפּלאַמענטיישאַן פון די קלאַסאַפאַקיישאַן פּלאַן פרעגן די רעכט שאלות, ניימלי: די קלאַסאַפאַקיישאַן פון קראַנט רעקאָרדס איז פונדאַמענטאַל, עס איז האט געזאגט צו זייַן אָריגינעל און קאָנסיסטענט רעכט צו די פאַקט אַז ער מוזן אָנערקענען די לעבן פון די ארכיוון און אַז עס דעריבער ווערט די אָפּשפּיגלונג פון די טעטיקייט פון דער געזעלשאַפט. צו טאָן אַזוי, אַ קלאַסאַפאַקיישאַן איז געמאכט פון דער שאַפונג פון די אַרטשיווע און ניט נאָך די פאַקט, אדער צו רעדוצירן קאַנדזשעסטשאַן אין די הויפן פון סטאָרד אָן בעת שוין פּראַסעסט אָדער אויסגעשטעלט. ווי צו ווי צו קלאַסיפיצירן, עס ריקווייערז שטרענגקייַט עס איז אַ גילטיק אופֿן ראַגאַרדלאַס פון דעם טיפּ פון (קראַנט, ינעראַם, לעצט). עס איז באזירט אויף די דיסטינגקשאַן צו ווערן געמאכט אויף די נאַטור פון די מאַטעריאַל: די ראַנגקינג איז שנעל און עפעקטיוו ווען עס איז אנגעהויבן ווי פרי ווי די פּראָדוקציע פייז פון די ארכיוון. דעריבער, עס איז קלאָר אַז די פאַרלייגן פון אַ קלאַסאַפאַקיישאַן פּלאַן איז ניט ימפּראַווייזד און ריקווייערז אַ פּלאַץ פון באדערפענישן אין סדר צו זיין עפעקטיוו. אַז איז וואָס עס מוזן זיין סטראַקטשערד צו אַדאַפּט: עס מוזן פאַלן קעסיידער אין די ויסקוק פון דער פאָרשונג פון דאקומענטן (ווי צו לייכט געפינען אַ דאָקומענט.) און דעריבער זאָל זיין פולשטענדיק. סטרוקטוראַללי, די פּלאַן פון קלאַסאַפאַקיישאַן אַרבעט אין אַ לאַדזשיקאַל און סטראַקטשערד שטייגער. די דאקומענטן זענען פֿרייַ און פונאנדערגעטיילט לויט צו אַ לאַדזשיקאַל סטשעמאַ און אַ כייעראַרקי פון די גענעראַל צו די באַזונדער.
דער ציל איז צו ינקאָרפּערייט אַלע די דאקומענטן אָן לוזינג פּינטלעכקייַט.
זייַן פולשטענדיק נאַטור איז רעכט צו דעם פאַקט אַז ער איז אין באַשולדיקונג פון פילינג אַלע די דאקומענטן ראַפלעקטינג די טאַסקס פון די פירמע, זייַן טעטיקייט. אַ גאַנץ באַשטימט פון דאקומענטן צו זיין קלאַסאַפייד ראַגאַרדלאַס פון דעם טיפּ פון סטאָרידזש מיטל (פּאַפּיר, פאָטאָ, סי ראַם, עלעקטראָניש דאַטן) צום סוף, עס זענען דרייַ טייפּס פון קלאַסאַפאַקיישאַן פּלאַן לויט צו דעם טיפּ פון טעטיקייט פון די פירמע (פאַנגקשאַנז און אַקטיוויטעטן), זייַן אָרגאַניזיישאַן (ביניען אָפּעראַציע) און דורך כייפעץ. ווי די ארכיוון פון אַ פירמע זענען אַ אָפּשפּיגלונג פון זיין טעטיקייט, אַ ייבערהאַנט, קיין באַטראַכטונג איז געגעבן צו די קלאַסאַפאַקיישאַן סכעמע פאַנגקשאַנאַל. אָבער, אַ קאָמבינאַציע פון מעטהאָדס איז ניט צו ויסשליסן, ביטנייַ, פון קורס, טאָן ניט מישן די באַסעס פון אָפּטייל, און שטעלן אַלע די פאָלדערס אין דער זעלביקער מדרגה. לעסאָף, די הצלחה פון אַ קלאַסאַפאַקיישאַן סכעמע וועט אָפענגען אויף די דינסט אַרטשיווע אַז די בויען רעזולטאַט פון אַ גאנץ וויסן פון דער אָפּעראַציע, אַקטיוויטעטן פון די געזעלשאַפט און די דינסט עס מאַנידזשיז. דאס איז וואָס אַ ויספאָרשונג פארויס איז נייטיק צו אַנטוויקלען אַ פּלאַן פון קלאַסאַפאַקיישאַן פון די פאַקט"שנייַדער-געמאכט". דאַנק צו די ימפּלאַמענטיישאַן פון אַ רעקאָרדס פאַרוואַלטונג ין די פירמע אַז וויל צו יפעקטיוולי פירן זייַן אַרכיוון, עס איז איצט מעגלעך פֿאַר דעם לעצט איינער: פאַרוואַלטונג פון די ארכיוון אונטער צו אַ פּלאַן פון עפעקטיוו קלאַסאַפאַקיישאַן פירט ינעוואַטאַבלי צו אַ געווינען פון צייַט און פּראָודאַקטיוויטי פֿאַר די פירמע און אַ רעדוקציע פון פאַרוואַלטונג קאָס געגאנגען אין די זעלבע ריכטונג. אין ווירקונג, אַ קלאַסאַפאַקיישאַן סיסטעמאַטיזעד ינוואַלווז אַ סערקיאַליישאַן און צוטריט זייער פאַסילאַטייטיד, אַזוי קאַנטריביוטינג צו אַנטוויקלען די אויפֿפֿירונג פון דער געזעלשאַפט. די לאָגיק פון אַרטשיווינג מוזן נעמען אין חשבון די געדויער פון לעגאַל קאַנסערוויישאַן פון דאקומענטן אין סדר צו באַשטימען ווי לאַנג אַ פּראָדוצירער האט אַן אינטערעס צו ופהיטן זייַן אַרקייוואַל מאַטעריאַלס, און דער גורל פון די דאקומענטן בייַ די סוף פון דעם פּעריאָד פון צייַט. די ינוואַנטאָרי בוך קאַמביינינג די קוואַנטיטי און די ווערט פון די אַסעץ און לייאַביליטיז יידענאַפייד אין די ינוואַנטאָרי. די לעדזשער אַז כּולל די שריפטן פון די בוך-זשורנאַל דיסאַגגרעגאַטעד לויט צו די פּלאַן פון אַקאַונץ פון די פירמע, בעכעסקעם און אָטענטאַקיישאַן פון די ספרים פארלאנגט.
